Komplexe und lange Prozesse beeinträchtigen Ihre Produktivität und kosten Geld

Ihre Mitarbeiter:innen müssen noch durch Excel-Listen scrollen, um den Lagerbestand zu ermitteln? Kund:innen-Mails mit Reklamationen und Anfragen kommen unsortiert an die Office-Mailadresse? Kund:innen verlegen die Rechnung und die Buchhaltung muss diese bereits zum 3. Mal neu verschicken?

Wie schaut so ein Prozess also aus? Nehmen wir an Ihr Mitarbeiter, Herr Mayer, bekommt (im besten Fall per Mail) eine Bestellung von einem Kunden. Herr Mayer liest zuallererst den E-Mail-Text, um herauszufinden, was der Kunde eigentlich bestellt und wie viel Stück davon benötigt werden. Da die Lagerverwaltung manuell erfolgt, muss Herr Mayer also erst mal ins Lager, um zu überprüfen, ob überhaupt die bestellte Menge vorrätig ist. Im Zuge dessen, wird auch gleich mal die veraltete Excel-Liste, die den Lagerstand eigentlich abbilden soll, hervorgekramt und korrigiert.

Zum Glück ist aktuell die gewünschte Menge auf Lager und kann an den Kunden versendet werden. Die Kundenadresse sucht Herr Mayer noch aus der E-Mail-Signatur des Kunden raus. Die Rechnung wird manuell erstellt, im Ordner „Bestellungen“ abgespeichert, anschließend ausgedruckt und der Lieferung beigelegt.

So verbringt Ihr Mitarbeiter Herr Mayer also schon mal eine ganze Zeit lang, bis das Paket versendet werden kann. Während der nächsten Tage, an denen das Paket am Postweg ist, wird der Kunde natürlich schon ungeduldig und ruft bereits mehrfach bei Herrn Mayer an, um zu fragen, wann seine Bestellung endlich eintrifft.

Im besten Fall (also ohne Reklamationen und Rücksendungen), hören Sie von dem Kunden nichts mehr zu dieser Bestellung. Oft endet hier somit der manuelle Bestellprozess und die Arbeit ist für Herrn Mayer in dieser Situation erledigt.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Zeitaufwändige Prozesse beeinträchtigen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter:innen und wirken sich auf die Effizienz in Ihrem Betrieb aus. In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist das jedoch der Schlüssel zum Erfolg und der Faktor Zeit ist im täglichen Geschäft von unschätzbarem Wert.

Zeitersparnis durch Struktur & Vorlagen

Strukturiertes Arbeiten unterstützt Ihre Mitarbeiter:innen, um Zeit zu sparen und unnötiges Suchen zu reduzieren. Doch wie geht’s? Hier sind Tipps, die uns helfen, um effizienter zu arbeiten:

Damit der E-Mail-Posteingang nicht aus allen Nähten platzt und man den Überblick behält, eignet sich das „Zero Inbox Prinzip“. Dafür ist es sinnvoll vorab eine geeignete Ordnerstruktur anzulegen. Mithilfe von Regeln werden eingehende E-Mail-Nachrichten automatisch dem jeweiligen Ordner zugeordnet und organisiert.

Beispielsweise können eingehende Bestellungen aus Online-Shops automatisch in dem entsprechenden Ordner abgelegt werden. Ihre Mitarbeiter:innen sehen sofort alle neuen Bestellungen auf einem Blick. Ein Beispiel für eine einfache Struktur für Bestellungen:

• Bestellungen neu
• Bestellungen abgeschlossen

Bewährt haben sich bei uns auch folgende Ordnerstrukturen:

• To Do, Done, Kund:innenordner
• Bestellungen neu, abgeschlossen
• Heute, Diese Woche, Später

Auch das Verwenden von Vorlagen kann Ihren Mitarbeiter:innen helfen Zeit zu sparen und auch bei größeren Teams für ein einheitliches Auftreten und Wording zu sorgen. Legen Sie für Nachrichten, die häufig gesendet werden (zum Beispiel Bestellbestätigung, Rechnungsversand, Reklamationen etc.), werden hierfür E-Mail- oder Text-Vorlagen an.

Diese Tipps kennen Sie bereits? Für Ihr Unternehmen braucht’s etwas mehr? Dann sind Sie bei uns richtig!

33% mehr Zeit durch digitale Prozesse

Mit zunehmendem Wettbewerb und steigenden Kund:innenerwartungen ist es entscheidend, dass Unternehmen ihre Angebots- und Bestellprozesse optimieren und digitalisieren. Um den Innendienst signifikant zu entlasten, bedarf es eines umfassenden und ganzheitlichen Systems. Manuelle Arbeiten bei wiederkehrenden Prozessen werden einfach automatisiert – das spart Zeit und Geld und befreit nebenbei Ihre Mitarbeiter:innen von lästigen Routineaufgaben. Durch den Einsatz unserer spezialisierten Software „order.hub“ können Sie beispielsweise wiederkehrende Anfragen oder Angebote standardisieren und automatisiert generieren. 

Manuelle Prozesse, wie beispielsweise die Erstellung von Angeboten oder Lagerlisten, sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse können Sie nicht nur die Genauigkeit verbessern, sondern auch wertvolle Zeit einsparen weil Ihre Mitarbeiter:innen das nicht mehr händisch erledigen müssen. Vergessen Sie also den Export von Excel-Dateien und langes Scrollen durch unzählige Listen. Ein vollintegriertes Bestellportal in bestehende ERP- und CRM-Systeme kann den Bestellprozess hierbei erheblich beschleunigen.

Aber auch Ihre Kund:innen haben einen großen Nutzen durch automatisierte Prozesse und Digitalisierung. Bestellungen werden direkt online aufgeben. Reibungslose und effiziente Abläufe werden gewährleistet und die manuellen Eingaben der Bestellung entfallen somit. Außerdem haben die Kund:innen einen zentralen Überblick über alle Dokumente, Informationen, Angebote, Servicefälle und mehr. Eine Kund:innenanfrage per Telefon, die dann auf ein Post-It geschrieben wird und am Schreibtisch verloren geht ist somit Vergangenheit.

Klingt das alles interessant für Sie?
Wollen Sie die Profitabilität Ihres Unternehmens steigern und Prozesse digitalisieren, Zeit sparen und Kund:innen besser bedienen? Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner Technologien, um Ihre Angebots- und Bestellprozesse auf das nächste Level zu heben und sichern Sie sich so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. All das ist möglich und wir sind Ihr Ansprechpartner dafür!

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